Dans le canton de Vaud, un contrat d’apprentissage ne se résume pas à une promesse d’embauche. Il organise une formation, un salaire, des cours professionnels et des responsabilités partagées. Une saisie préparée avec les bonnes informations limite les retours administratifs et les malentendus au début de la formation.
Un contrat de formation, pas un contrat de travail ordinaire
Le contrat d’apprentissage vaudois doit obligatoirement être établi par écrit. Il lie l’entreprise formatrice et la personne en formation pour une durée déterminée, correspondant au parcours prévu. Une formation AFP dure deux ans, tandis qu’un CFC s’étend généralement sur trois ou quatre ans, selon le métier.
Sa particularité tient à son double objet : l’apprenti travaille dans l’entreprise, mais l’employeur doit surtout le former. L’enseignement à l’école professionnelle et les cours interentreprises font donc partie intégrante du parcours. Le salaire n’est pas la seule contrepartie. L’acquisition progressive des compétences occupe une place centrale.
Chaque information du contrat doit correspondre à une étape de la formation. Une date de début exacte permet à la DGEP d’organiser l’inscription scolaire. Une profession correctement indiquée renvoie à son ordonnance de formation. Si l’apprenti est mineur, la signature du représentant légal est également requise. Relire le document revient donc à vérifier la cohérence de l’ensemble, pas seulement à remplir les cases.
Avant la saisie : vérifier qui peut signer et former
L’entreprise doit disposer d’une autorisation de former pour la profession concernée. Elle doit aussi pouvoir confier l’encadrement à une formatrice ou à un formateur qualifié. Sans cette base, la conclusion du contrat ne peut pas suivre son cours normal, même si l’entreprise et le jeune se sont déjà entendus.
Les signatures à prévoir
Le contrat est signé par l’entreprise et l’apprenti. Lorsque ce dernier est mineur, son représentant légal doit aussi le signer. Avant l’impression, il faut vérifier l’orthographe des noms, l’adresse et la date de naissance. Ces données servent à l’identification administrative et scolaire.
Les clauses à relire avec attention
La profession, le type de formation, CFC ou AFP, les dates, le salaire et le temps d’essai doivent correspondre à la situation réelle. Le temps d’essai se situe entre un et trois mois. Une prolongation écrite peut être admise, sans dépasser six mois. Pour une formation qui commence durant l’été, le contrat doit parvenir à la DGEP au plus tard le 31 juillet.
La procédure vaudoise, de la saisie à l’approbation
La démarche passe par le formulaire officiel en ligne de l’État de Vaud. L’entreprise saisit les informations demandées, puis utilise la prévisualisation avant toute transmission. Cette vérification permet de repérer une mauvaise date, un taux d’activité incohérent ou une adresse incomplète.
- Préparer les informations sur l’entreprise, la formation et l’apprenti.
- Saisir le contrat dans le service électronique officiel.
- Prévisualiser le document et corriger les éventuelles erreurs.
- Transmettre électroniquement le dossier à la DGEP.
- Imprimer les trois exemplaires, les faire signer et les conserver selon les instructions de la procédure.
Les trois exemplaires sont destinés à l’entreprise, à l’apprenti et à la DGEP. Après examen, la Direction générale de l’enseignement postobligatoire approuve le contrat. Cette approbation permet notamment l’inscription de la personne en formation à l’école professionnelle. En cas de doute sur un dossier, le pôle contrats de l’OFPC reste l’interlocuteur compétent.
Documents et situations qui demandent une vérification supplémentaire
Le formulaire suffit rarement à lui seul. Certaines professions prévoient des annexes spécifiques. Un certificat médical est par exemple requis pour la formation de conducteur de véhicules lourds CFC. Il faut donc vérifier les exigences propres au métier avant l’envoi, plutôt que d’attendre une demande complémentaire.
| Situation | Point à anticiper |
|---|---|
| Apprenti mineur | Signature obligatoire du représentant légal et règles protectrices liées aux jeunes travailleurs. |
| Apprentissage à temps partiel | Demande à présenter dès la conclusion du contrat. |
| Réduction de durée ou dispense | Demande à joindre ou à signaler au moment de constituer le dossier. |
| Réseau d’entreprises formatrices | Organisation des responsabilités entre les entreprises et documents adaptés au réseau. |
Une modification ne se traite pas par un simple accord oral. Pendant le temps d’essai comme ensuite, les changements importants doivent être formalisés selon la procédure applicable. En cas d’interruption, de changement d’entreprise ou de question sur la poursuite de la formation, il vaut mieux contacter rapidement l’OFPC.
Les règles concrètes pendant l’apprentissage
L’entreprise verse le salaire prévu et assume ses devoirs de formation. Elle doit aussi permettre la fréquentation des cours professionnels, des cours interentreprises et des examens. Le salaire reste dû durant ces périodes, ainsi que pendant les vacances prévues par le contrat.
Jusqu’à 20 ans, la personne en formation bénéficie d’au moins cinq semaines de vacances par année, dont deux semaines consécutives. Les horaires des mineurs répondent à des règles particulières : leur journée, pauses comprises, ne peut pas dépasser neuf heures et doit s’inscrire dans un espace de douze heures.
Les frais professionnels méritent une lecture précise. Le contrat et les règles applicables déterminent ce qui relève de l’entreprise, notamment pour le matériel, les déplacements ou les autres dépenses liées à la formation. Les assurances contre les accidents professionnels et non professionnels doivent également être prévues. Pour le salaire, les recommandations de l’OrTra compétente offrent un repère utile, sans remplacer les clauses signées.